Zaproszenie do przedstawienia oferty cenowej na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego

Stowarzyszenie Na Rzecz Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo realizując projekt „Wzrost samodzielności i aktywności osób z niepełnosprawnością poprzez ciągłą, wielospecjalistyczną działalność terapeutyczno-rehabilitacyjną.” na podstawie umowy nr ZZO/000297/03/D z dnia 26 kwietnia 2022 roku zawartej z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

zaprasza do przedstawienia oferty cenowej na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego wymienionego projektu realizowanego w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2024 roku.

Wprowadzenie

1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021r. poz.1129), zwaną dalej „ustawą”
2. Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 130 000 zł.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

Opis przedmiotu zamówienia:

1. Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii i raportu w tym zakresie.
2. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego – Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym projektem.
3. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
   1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu,
   2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
   3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania, są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymaganiom zawartym w umowie.

Audyt należy wykonać zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.

http://www.pfron.org.pl/portalpl/

Zakres audytu

Audyt obejmuje w szczególności:

1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
   1. weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych, zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
   2. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji projektu),
   3. sprawdzenie wniesienia przez Zamawiającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
   4. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (U. z 2023 poz.120) w części dotyczącej audytowanego projektu,
   5. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
   6. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu,
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781)
4. weryfikację sposobu monitorowania projektu przez Zamawiającego (osiągania celu projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w projekcie,
5. prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności,
6. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
7. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji projektu,
8. sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.

Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).

Wymagania wobec Oferenta:

1. Oferent powinien wykazać się niezbędnym doświadczeniem oraz dysponowaniem osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
2. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
   1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
   2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 projekty),
   3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych (przynajmniej 3 projekty),
   4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
3. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz.305, z późn. zm.) W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt b)-d) stosuje się odpowiednio.
4. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu zobligowany jest do złożenia:
   1. Wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
   2. Wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
   3. Potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego
5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
6. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Zamawiającego. Bezstronność i niezależność jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny spełnia warunki określone w stanowiącym Załącznik Nr 2 do Zapytania ofertowego „Oświadczenie o bezstronności i niezależności”.
8. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.

Wymagania dotyczące raportu

Raport z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności:

1. Datę sporządzenia raportu,
2. Nazwę i adres podmiotu realizującego projekt,
3. Nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt,
4. Nazwę audytowanego projektu, nr i datę umowy, która dotyczy audytowanego projektu,
5. Całkowita wartość projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu,
7. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu zewnętrznego,
8. Termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. Okres objęty audytem zewnętrznym,
10. Cel audytu zewnętrznego,
11. Zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.) które zostały poddane badaniu,
12. Podjęte działanie i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. Informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy tez na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. Ustalenia stanu faktycznego,
15. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. Podpisy audytorów sporządzających raport.

Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:

1. Wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych w latach 2019 - 2023 wraz z terminem ich wykonania,
2. Wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. Potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzania zadania audytowego,
4. Poświadczone za zgodność z oryginałem: aktualne dokumenty rejestrowe Wykonawcy (odpis z KRS lub wyciąg z CEIDG), numery NIP, REGON

Termin i miejsce realizacji usługi:

Zamówienie realizowane będzie w Lublinie w siedzibie Stowarzyszenia w okresie: 19.02.2024r. do 23.03.2024r.

Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
3. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
4. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
5. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.
6. Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia dodatkowo:
   1. Poświadczone za zgodność z oryginałem: aktualne dokumenty rejestrowe Wykonawcy (odpis z KRS, wyciąg z CIDG), numery NIP, REGON
   2. Oświadczenia o braku powiazań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym

Forma, miejsce i termin składania ofert:

Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej złożonej w siedzibie Stowarzyszenia Na Rzecz Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo, ul. Doświadczalna 46, 20-236 Lublin,

Termin złożenia oferty do dnia: 12.02.2024 r. do godz. 15.00.

Termin rozpatrzenia ofert:

• oferty zostaną rozpatrzone w dniu 12.02.2024 r. o godz. 15.30, oferenci zostaną poinformowani drogą mailową bądź telefonicznie o podjętej decyzji do 14.02.2024r. Ponadto informacja o wyborze audytora zostanie zamieszczona na stronie Internetowej www.doswiadczalna.pl

Kryteria oceny ofert:

W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria:

• Cena oferty 52% (52 pkt.)
  Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ----------------------------x 52%

C oferty badanej

• Doświadczenie Wykonawcy w zakresie przeprowadzania usługi audytu zewnętrznego projektów 48%(48 pkt.)
  Ocena według wskaźnika za każdą realizację 8 punktów, max do 48 punktów.
  
  Obowiązkiem Wykonawcy jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków publicznych.
  Sposób obliczenia ogólnej ceny oferty:
  
  O = C + D
  Gdzie:
  O – ocena ogólna oferty
  C - cena
  D – doświadczenie

Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• Żądania wyjaśnień potwierdzających posiadanie umiejętności i doświadczenia w zakresie prowadzonej działalności.
• Podjęcia dalszych negocjacji w celu zawarcia umowy,
• Rezygnacji z wyboru oferty bez podania przyczyn.

Unieważnienie postępowania:

Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:

1. w postępowaniu wpłynęły wadliwe oferty i nie można usunąć ich wad,
2. cena ofert przekracza wartość zamówienia określoną w budżecie Projektu,
3. w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.

• Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi: zobowiązania Stowarzyszenia na Rzecz Dzieci i Młodzieży niepełnosprawnej Ruchowo z siedzibą w Lublinie do zawarcia umowy, oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego, podstawy do roszczeń dotyczących zawarcia umowy.

Kontakt w sprawie oferty

• Wiceprezes zarządu Iwona Szyszko

Wykaz załączników:

• Zał. nr 1: Formularz oferty Wykonawcy (.doc)
• Zał. Nr 2: Oświadczenie o bezstronności i niezależności (.doc)